Pré-Produção de Eventos – Entrevista Isis Guissoni – Fórmula dos Eventos – Produção de Eventos

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Pré-produção

O período anterior ao evento é crucial para que este aconteça sem maiores problemas, afinal, um bom planejamento ajuda a evitar dificuldades durante o evento. Claro que todos os produtores executivos estão sujeitos a imprevistos, mas quanto mais preparado você estiver, melhor será a resolução desses eventuais contratempos. Por conta disso, fique atento a todos os detalhes ligados à produção, uma vez que qualquer evento é realizado graças ao conjunto de esforços de todos os envolvidos.

Pré-Produção de Eventos – Entrevista Isis Guissoni – Fórmula dos Eventos – Produção de Eventos

O primeiro passo da pré-produção é formar uma equipe composta por profissionais qualificados e, de preferência, com bastante experiência em suas respectivas funções. Depois de contratar a equipe, estabeleça a data e o lugar com grande antecedência, o que facilitará a análise das necessidades de produção para determinado evento, tais quais os contratos que devem ser assinados, as autorizações de imagem, a arrecadação referente aos direitos autorais, a divulgação mais adequada para o evento e os custos para que ele vire realidade.

Ao escolher a data e o local, leve em conta fatores como a previsão do tempo, a capacidade de pessoas permitidas no ambiente, possíveis datas comemorativas relacionadas ao evento, a ocorrência de grandes eventos na cidade ou eventos similares no mesmo período, entre outros fatores.

Todos os elementos que interferem no planejamento precisam ser incluídos no seu cronograma de atividades, de modo que você tenha condições de efetuar todas as ações com maior êxito e no tempo certo. As características do palco, a segurança no local, os acessos ao espaço do evento e as condições sanitárias são apenas alguns elementos que não podem ser desconsiderados na organização de um evento, independente do porte.

Produção

O tão aguardado dia do evento é praticamente tão trabalhoso quanto o tempo que antecede o evento. Todas as suas atenções devem estar voltadas para a checagem dos itens elaborados na pré-produção. Sendo assim, você precisa cuidar da bilheteria, do credenciamento, da passagem de som, do contato com a imprensa, e muitos outros detalhes.

A sua equipe deve estar em sintonia, seguindo as instruções passadas por você. Desde os profissionais responsáveis pela limpeza até os seguranças precisam estar preparados para as mais diversas situações. Portanto, certifique-se de que todos os contratados saibam como agir diante de casos de depredação, consumo de drogas, conflitos entre frequentadores, e muito mais.

Lembre-se de que o seu papel como produtor não é relaxar e curtir o evento da mesma forma que o público, pois cabe a você conferir se tudo está acontecendo como previsto, incluindo o acompanhamento dos artistas e a montagem da infraestrutura.

Pós-produção

Não pense que o trabalho acaba depois que o evento termina. A pós-produção é a etapa que ocorre após a finalização do evento, e você ainda precisa fazer muita coisa até terminar de vez o evento. Dependendo do local, por exemplo, sua equipe terá que desmontar o espaço para deixa-lo como estava antes.

Como muitas atividades são feitas ao mesmo tempo e não há como supervisionar todas de uma vez, é fundamental que as empresas e profissionais contratados sejam de confiança, para que você se preocupe menos com a qualidade dos serviços prestados. Porém, como produtor do evento, você tem a obrigação de verificar todas as etapas do encerramento, mesmo confiando nos profissionais contratados, afinal, é a sua reputação que estará em jogo caso algo de sua responsabilidade seja entregue danificado, por exemplo. Não adianta tudo dar certo no evento se a pós-produção for um desastre.

O ideal para não deixar nenhum erro passar batido é acompanhar as atividades de finalização do evento com uma planilha em mãos. Assim, você poderá checar tudo com precisão, como os itens presentes nos camarins. Além disso, só libere o pessoal da equipe depois que todas as pessoas fizerem suas tarefas de acordo com o combinado em seus contratos.

Realize uma vistoria em todos os ambientes do lugar, desde os pontos de alimentação até os banheiros. Essa checagem nas instalações é necessária porque eventuais problemas serão descontados do seu pagamento, e não dos profissionais responsáveis pela limpeza. Por isso, se você encontrar alguma coisa errada, garanta que ela seja arrumada.

Evite fazer o pagamento dos profissionais no dia do evento, visto que você terá milhares de coisas na cabeça e terá mais chances de cometer equívocos em função da adrenalina do evento. Recomenda-se pagar os funcionários em um dia útil, com o máximo de segurança possível e só depois que o evento tiver acontecido.